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작은 일을 맡기거나 맡길 때, 말로만 “그거 얼마예요?”로 끝내면 나중에 금액이 어긋나기 쉬워요. 견적서(quote)와 인보이스(invoice)만 구분해도 분쟁이 많이 줄어듭니다. 회계 앱이 없어도, 같은 항목이 들어간 문서만 반복해서 쓰면 실무는 돌아가요. 처음에는 거창한 양식보다 빠짐없이 적는 습관이 더 중요합니다.
견적서와 인보이스
견적서는 “이 조건이면 이 금액으로 할 수 있어요”라는 제안이에요. 고객이 아직 확정하기 전 단계죠. 유효기간을 적어 두면, 자재비가 오른 뒤에도 서로 말이 덜 꼬입니다. 인보이스는 일이 진행됐거나 합의된 뒤 “이 금액을 내 주세요”라고 청구하는 서류에 가깝습니다. 견적 숫자와 청구 숫자가 다르면, 변경 사유를 짧게라도 남겨 두는 게 서로 덜 불편해요. “추가 작업이 생겨서 견적보다 $○○ 더 나왔어요”처럼 한 줄이면 충분할 때도 많습니다. 고객이 견적을 승인했다는 문자·이메일만 남겨 둬도 나중에 도움이 됩니다.
최소한 들어가면 좋은 항목
- 내 사업/이름, 연락처, ABN(해당되면)
- 상대방 이름·연락처
- 견적/인보이스 번호, 발행일, 유효기간(견적) 또는 지급 기한(인보이스)
- 무엇을 했는지(또는 할지) — 품목·수량·단가. 애매한 작업은 “포함/미포함”을 한 줄로
- 합계 금액, GST 포함 여부
- 입금 계좌 또는 결제 방법, 입금자명 안내
GST랑 지급 습관
GST 등록을 한 사업이면 인보이스에 GST를 어떻게 표기할지 규칙이 있어요. 등록이 안 된 상태에서 습관처럼 10%를 붙이면 오히려 문제가 될 수 있습니다. “포함가인지, 별도인지”를 문장으로라도 밝혀 두면 고객도 편해요. 지급 기한은 7일·14일처럼 미리 적어 두고, 입금이 늦으면 정중히 리마인드하는 습관이 도움이 됩니다. 템플릿은 엑셀·무료 양식·회계 앱 무엇이든, 같은 형식을 반복하는 게 중요합니다. 번호는 INV-001처럼 순서대로 두면 나중에 찾기가 쉬워요.
받는 쪽에서도
견적을 받을 때는 포함 범위·일정·선금 여부를 확인하고, 인보이스가 오면 계좌·ABN·금액이 견적과 맞는지 한번만 보면 돼요. “급하니까 선입금만 먼저”라는 요청이 나오면, 상대가 누군지·서류가 있는지를 더 조심하는 편이 안전합니다.
큰 공사·장기 계약은 별도 계약서가 필요할 수 있고, 이 글은 일상적인 소규모 거래 감각만 담았어요. GST·세금계산서 규칙은 ATO GST 안내를 기준으로 확인해 보세요. 애매한 금액·세무 처리는 회계사에게 한 번 물어보는 편이 마음이 놓입니다.